Der letzte Teil der Serie auf dem Weg zum Enterprise 2.0 führt uns zum Budget.
Die Implementierung von Web 2.0 Tools ist für das Unternehmen unweigerlich mit Kosten verbunden.

Die Systemkosten / Softwarekosten fallen dabei meist nur mit einem geringen Anteil ins Gewicht. Open-Source ist auch für den gestandenen IT-Leiter heute kein Schreckgespenst mehr. Allerdings sind
Schulungsmaßnahmen (Teil 7),
Consulting (Teil 9) und die
zentrale Koordinierung (Teil 8 ) ,

die Positionen, die ein größeres Budget erfordern.
Bei großen Unternehmen werden IT-Kosten von unter 3,0 Prozent des Umsatzes als gesund bezeichnet. Bei den gestiegenen Anforderungen an die Kapazitäten und die Qualität herrscht ein starkes Costcutting in allen IT-Bereichen.
Web 2.0 ist hier erstmal ein neuer Kostenblock, der als IT-Leistung auf das Geschäft verteilt werden muss.
Die inhaltliche Wichtigkeit von Web 2.0 für den direkten Unternehmenseinsatz ist nicht mehr wegzudiskutieren. Die Kosten verursachen aber große Kopfschmerzen. Wenn die Tools, die zum Einsatz von Web 2.0 allerdings nach Verursacher auf Kostenstellen verteilt werden müssen, dann ist der Weg zum Enterprise 2.0 wesentlich länger als von den Innovatoren gewünscht. Bestimmte Standards des modernen Büros gehören einfach zum notwendigen modernen Arbeitsmittel. So wie ein E-Mailprogramm der Desktop-Standard ist, sollte auch ein RSS-Aggregator zum elektronischen Standard gehören. Dies ist bei den meisten Unternehmen aber noch nicht umgesetzt.

Während ein RSS-Aggregator noch relativ leicht zu implementieren ist, löst z.B. ein unternehmensweiter Wikiserver deutlich mehr Diskussionen aus. Wer zahlt den Betrieb bzw. Service sowie die Wartung? Hier ist eine verursachergerechte Umlage kaum möglich. Fragt man einen Controller, käme vermutlich der Vorschlag, bei einem Weblogsystem beispielsweise jedem Blogger einen Kostenanteil auf seine Kostenstelle buchen zu lassen. Eine solche Vorgehensweise macht natürlich keinen Sinn. Sind die Mitarbeiter überhaupt motiviert solche Tools in ihren ohnehin schon stressigen Arbeitsalltag zu integrieren, wird spätestens bei der Diskussion mit dem Kostenstellenverantwortlichen jeglicher Web 2.0 – Elan zu Nichte gemacht.

Ähnliches gilt für den Einsatz einer virtuellen 3D Welt im Firmenintranet. Solche sinnvollen Kollaborations- und Meetingtools müssen zunächst kostenneutral erprobt werden, bevor eine Kosten- und Budgetplanung die Nutzer abschreckt. Um einen möglichst schnellen Einsatz zu erreichen müssen diese Web 2.0 Anwendungen im Unternehmen für den einzelnen Mitarbeiter und die entsprechende Personalkostenstelle erstmal kostenneutral sein. Erst nach dem wahrgenommenen Effizienzgewinn sollte im zweiten Schritt eine Budgetierung erfolgen.

Dabei sollte die Enterprise 2.0 – Entwicklung eines Unternehmens aber als Ganzes betrachtet werden und die Budgets über die allgemeinen IT -Kosten (und eben nicht Kostenstellenbezogen) gleichmäßig verteilt werden.

Dominik Bernauer

Bernd Schmitz

Die Artikel der Serie im Überblick:

1. Einführung
2. Systemverfügbarkeit
3. Top Down
4. Unternehmenskultur
5. Sicherheit
6. Usability
7. Integration
8. Training
9. Koordinierung
10. Externe Beratung
11. Budget

Für ein Unternehmen, das bisher nur mit klassischen Softwarelösungen arbeitet ist der Einstieg / Umstieg zu webbasierten Applikationen mit 2.0 – Charakter ein großer Entwicklungsschritt. Das Installieren von Wiki, Blogs & Co. ist nicht die einzige Disziplin auf dem Weg zum Enterprise 2.0. Was nützen die Systeme, wenn sie nicht genutzt werden?

Bei einem großen Changeprozess, der auch die Unternehmenskultur (s. Teil 3: Unternehmenskultur) betrifft, ist externe Hilfe sinnvoll.
Das muss nicht heißen, dass der ein oder andere Mitarbeiter in der IT-Abteilung nicht fähig wäre, diese Changeprozesse inhaltlich und oder fachlich zu begleiten. Externe Consultants verfügen jedoch über andere Perspektiven und Zugangsweisen zu den Mitarbeitern und Prozessen des Unternehmens bei derartigen Veränderungen. Auch Anfangsfehler können vermieden werden, da ein entsprechendes externes Beratungsunternehmen bereits Erfahrungen aus anderen „Rollouts“ einbringen kann.

Spezialisierte Beratungsunternehmen agieren herstellerneutral und garantieren damit eine entsprechende Unabhängigkeit.

Die Beratungsleistungen sollten folgende Themen beinhalten:

• Auswahl der Systeme
• Beratung zur Anpassung der Sicherheitsregeln
• Bekanntmachung
• Verbesserung zur Usability
• Konzeption der Schulungsmaßnahmen
• Begleitung aller Veränderungsmaßnahmen
• Kostenkontrolle und –reporting (s. demnächst Teil 10)
• Integration in die bestehenden Systemlandschaft

Dominik Bernauer

Bernd Schmitz

Die Artikel der Serie im Überblick:

1. Einführung
2. Systemverfügbarkeit
3. Top Down
4. Unternehmenskultur
5. Sicherheit
6. Usability
7. Integration
8. Training
9. Koordinierung
10. Externe Beratung
11. Budget

Eine zentrale Koordinierung aller Web 2.0 Aktivitäten eines Unternehmens ist eine gute Grundlage für deren Erfolg. Oftmals sind die Fachabteilungen O&I (Organisation & Information) in einer zentralen Koordinierungsrolle innerhalb von großen Unternehmen verantwortlich für Software und Intranet. In dieser zentralen Koordinierung müssen die Mission und die Strategie bei diesen neuen Intranetanwendungen 2.0 unternehmensweit strategisch und operativ gesteuert werden.
Wichtig ist dabei, dass die zentrale Web 2.0 Koordinierung auch mit den entsprechenden fachlichen und organisatorischen Verantwortungen ausgestattet ist.

Ein „lebendes“ Beispiel ist der Virtual Evangelist Andrew Reynolds von IBM, der als der Innovationstreiber innerhalb von IBM für web 2.0, Social Networking & Co. verantwortlich ist. Andere Unternehmen bezeichnen solche Schlüsselstellen auch als “Community Manager”, wie z.B.: Ralf Zosel, der sich beim Beck Verlag ganz dem Thema Web 2.0 widmet.
Diese zentralen Koordinierungsstellen müssen, auf dem Weg zum Enterprise 2.0, die Balance zwischen schneller Innovationsentwicklung und traditionellen Strukturen in ihren Unternehmen finden.
Mit einer entsprechenden organisatorischen Vollmacht ausgestattet, bietet die zentrale Koordinierung aller Web 2.0 Aktivitäten in einem Unternehmen die besten Voraussetzungen interne „Machtkämpfe“ unterschiedlicher Abteilungen im Keim zu ersticken.

Die Frage danach, an welcher Stelle im Unternehmen genau diese Funktion ist sinnvollerweise zu etablieren ist, wird immer wichtiger. Hier sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass auch nach außen hin ein Verantwortlicher benötigt wird. Jemand der mit ähnlichen Vollmachten in Bezug auf Social Media Aktivitäten des Unternehmens ausgestattet ist.

Das CIO-Board könnte eine solche Stelle sein. Von hier aus ist der Überblick über ein ganzes Unternehmen sowie der erhoffte Erfolg für eine schnelle Web 2.0 Umsetzung u.U. am größten.

Weiterhin muss sich das Unternehmen an dieser Stelle die Frage nach einem Chief Social Media Officer stellen.

Selbstredend sollte sich die Koordinierungsstelle für das Thema Web 2.0 mehr als verantwortlich fühlen und seiner Aufgabe mit vollem Herzen nachgehen.

Dominik Bernauer

Bernd Schmitz

Die Artikel der Serie im Überblick:

1. Einführung
2. Systemverfügbarkeit
3. Top Down
4. Unternehmenskultur
5. Sicherheit
6. Usability
7. Integration
8. Training
9. Koordinierung
10. Externe Beratung
11. Budget

Um Web 2.0 in Unternehmen erfolgreich und gewinnbringend zum Einsatz zu bringen, müssen die Mitarbeiter mit den neuen Technologien und Methoden (langsam) vertraut gemacht werden. Schulungsmaßnahmen sind ein sinnvolles Mittel und gehören daher in dieses „Rezeptbuch“ auf dem Weg zum Enterprise 2.0. Training von Anwendungssoftware ist, vor allem in großen Unternehmen, ein wichtiger Bestandteil in der Mitarbeiterqualifizierung.

Die Schulungsquantität ist sehr unterschiedlich, klassische Präsenzveranstaltungen gelten aber seit Jahren als stagnierend. Zwischen 3 und 6 Tagen verbringen Mitarbeiter in der Regel jährlich auf „externen“ Seminaren. Nicht selten sind dies Softwareschulungen zu Anwendungen des täglichen Bedarfs (Word, Excel & Co.).
Weiterhin gibt es relevante IT-Themen, die sogar flächendeckend in Unternehmen als obligatorische Maßnahme geschult werden. So sind z.B. „Zwangsschulungen“, wie im Bereich der IT-Sicherheit, sehr wichtig.

Darüber hinaus existiert eine Reihe von „Wahl“- IT – Themen. Hier entscheiden in der Regel die jeweiligen Vorgesetzten bzw. Kostenstellenverantwortlichen in Absprache mit dem betroffenen Mitarbeiter über den Inhalt der Schulungsmaßnahmen. Meist schlägt der Mitarbeiter eine Schulungsmaßnahme vor und begründet seinen Wunsch mit entsprechenden beruflichen Relevanzen. Diese prüft und genehmigt dann sein Vorgesetzter.

Welche Themen im Bildungskatalog enthalten sind und ob neue Themen in das Bildungsprogramm aufgenommen werden entscheiden meist die Bildungsplaner und O&I Verantwortlichen (Organisation & Information).

Web 2.0 Applikationen gehören natürlich ebenfalls in den Bildungskontext und damit auch in den Bildungskatalog. Je nach Zeitplan und Ausbildungsstand der Mitarbeiterschaft, ist es sinnvoll für bestimmte Web 2.0 Applikationen, die im Unternehmen eingesetzt werden sollen, eine obligatorische Schulungsmaßnahme zu initiieren.
Dies kann auch mit einer webbasierten Onlineschulung, die jeder Mitarbeiter mit einer „kleinen“ Prüfung abschließen könnte, realisiert werden.
Tiefergehende Trainingsangebote für Advanced User und Spezial-Themen bieten den Mitarbeitern dann ein zusätzliches Lern-Angebot.
Sinnvollerweise werden diese dann als Blended-Learnings (Onlineschulung mit Präsenzveranstaltungen) angeboten.
Neben diesen Unternehmensangeboten zu Trainings lernen die Mitarbeiter weiterhin über das Selbststudium am Arbeitsplatz sowie über die „Kollegenhilfe“.

Hier bieten sich z.B. folgende Unternehmensmaßnahmen sinnvoll an.

• In einer Einführungsphase könnten die Nutzer einen Onlinetutor, via einem „Hilfebutton“, für einen Support-Service erreichen.

• Training on the job: Eine effiziente Methode, um schnell und einfach eine „jobbegleitende“ Lernmaßnahme ins Leben zu rufen.

• Nach einer gewissen Einführungsphase kann das Unternehmen davon ausgehen, dass ein Großteil der Benutzer die Grundlagen im Umgang mit dem System kennt.

Die Web 2.0 Durchdringung, als eine Angabe, wie weit ein Unternehmen im Bereich Enterprise 2.0 schon fortgeschritten ist, könnte durch den letzten Punkt ausgedrückt werden.
Stellt man z.B. die Mitarbeiter im Unternehmen, die die Web 2.0 Tools bereits nutzen ins Verhältnis zur Anzahl der gesamten Mitarbeiter, entstünde eine Kennzahl (KPI), die angibt wie weit fortgeschritten ein Unternehmen auf dem Weg zum Enterprise 2.0 bereits ist.

Ein Schulungsprogramm, um den Mitarbeitern die Web 2.0 – Anwendungen zu erklären, ist eine Erfolgsgrundlage und müsste als Lernziel die Vorteile beim Einsatz dieser neuen Webtools für die tägliche Arbeit demonstrieren.

Dominik Bernauer

Bernd Schmitz

Die Artikel der Serie im Überblick:

1. Einführung
2. Systemverfügbarkeit
3. Top Down
4. Unternehmenskultur
5. Sicherheit
6. Usability
7. Integration
8. Training
9. Koordinierung
10. Externe Beratung
11. Budget

Werden die unterschiedlichsten Web 2.0 Anwendungen in Unternehmen integriert, geschieht dies meist an zentraler Stelle im Intranet.

Abgeschottet vom WWW durch Proxy- und Firewallserver. Allerdings sollten die bestehenden IT-Anwendungen, die bisher die Büroarbeitswelt in den Unternehmen geprägt haben, in die neuen Möglichkeiten integriert sein. Um eine hohe Akzeptanz zu erreichen, sollten die bestehenden Anwendungen mit den neuen verschmelzen oder die bestehenden Anwendungen sollten um Web 2.0 – Features ergänzt werden. So ist auch eine schleichende Web 2.0 Integration möglich.

Beispielsweise ist durch den Umstieg von IBM Notes 6.5 (bei den meisten notesbasierten Unternehmen noch heute der Standard) auf die neue 8.0 Umgebung schon damit verbunden, dass ein RSS-Reader integriert ist und in Verbindung mit dem neuen Sametime, die Funktionalitäten für Unified Communications gegeben sind. Dass alle Softwarelieferanten von Büroapplikationen in ihren aktuellen Updates mittlerweile Web 2.0 Funktionen integrieren, scheint State-of-the-art zu sein.
Beispiele hierfür sind Mindmapping Tools oder CMS-Systeme für Intranetanwendungen, die sich mit Ajax-Technologien dem Web 2.0 annähern. Dies bietet einen integrativen Ansatz in der Umstellung und auf dem Weg zum Enterprise 2.0.
Die konsequente Nutzung von RSS, Weblogs und Wikis, sowie die großen Kollaborationsssteme wie Sharepoint, Quickr müssen auf die Mitarbeiter, wie in die bestehende Systemlandschaft integriert wirken. Sind sie losgelöst voneinander und als “Web-Stand-Alone” Portale konfiguriert, ist dies für die User abschreckend:

- „schon wieder ein neues System“.

Eine Integration beginnt bei der unternehmensweiten Single-Sign-In Passwortanmeldung.

Optimalerweise bestehen weiterhin Möglichkeiten individuelle Mashups zu konfigurieren, um auf seiner persönlichen Startseite im Intranet, alle persönlichen Web 2.0-Systeme im Überblick zu haben.

Weitere Blogs, die sich mit der Thematik Intranet 2.0, Enterprise 2.0 und Integration  beschäftigen sind z.B.:

http://www.frogpond.de/

http://www.besser20.de/

http://informationsmanagement20.blogspot.com/

Auf letzterem sind noch zwei weitere gute Slideshare Präsentationen zu diesen Themen verlinkt:

http://www.slideshare.net/Unic/zoom-days-enterprise20-web

http://www.slideshare.net/besser20/intranet-20-evolution-from-content-management-or-revolution-by-social-software-2540228

Dominik Bernauer

Bernd Schmitz

Die Artikel der Serie im Überblick:

1. Einführung
2. Systemverfügbarkeit
3. Top Down
4. Unternehmenskultur
5. Sicherheit
6. Usability
7. Integration
8. Training
9. Koordinierung
10. Externe Beratung
11. Budget

Gute Usability fördert Akzeptanz

Es ist eigentlich selbstverständlich, dass jede Software über eine gute Usability verfügen sollte.
Allerdings stellt man immer wieder fest, dass viele Anwendungen noch weit von “Benutzerfreundlichkeit” entfernt sind. Beim Roll-out neuer Anwendungssysteme stehen der Zeit- und Kostendruck immer konträr zur Optimierung der Usability.
Echte Usabilityforschung (z.B. mit Eyetracking) ist eher selten im Umfeld des Software -Engineerings. Bei den meisten Softwareanwendungen, die in großen Unternehmen eingesetzt werden, sind (zumindest beim Customizing) eigene, unternehmensinterne Abteilungen (meist die O&I = Organisation & Information) steuernd beteiligt. Diese wiederum unterliegen oft einem verstärkten Kostenzwang – auf diese Weise schließt sich ein Teufelskreis.

Bei den meisten DAX-Unternehmen kommen offizielle Softwareupdates von Standardanwendungen meist erst mit einer Verzögerung von 2 – 3 Jahren an. Dies liegt zum Einen an den komplexen Unternehmensstrukturen und den Abhängigkeiten verschiedener Applikationen untereinander. Zum Anderen sind die Updatekosten, gemessen an den Effizienzsteigerungen, für tausende Mitarbeiter nicht unerheblich.
Somit werden Usability-steigernde Updates möglichst weit hinausgezögert.

Sollen komplett neue Anwendungssysteme, wie z. B. Web 2.0 – Tools in das Unternehmen integriert werden, so ist es wichtig auf hohe Usability-Standards zu achten.

Dazu gehört z. B. ein möglichst einfacher Anmeldeprozess für die Applikationen. Dies bedeutet ein automatisiertes, einfaches Personalisieren der entsprechenden Site, so dass der Nutzer sich vor der eigentlichen Dateneingabe nicht umständlich verifizieren muss. Auch aus Sicherheitsgründen ist dies sinnvoll, da bei geschäftskritischen Anwendungen das entsprechende Nutzerpasswort in der Regel monatlich geändert werden muss.

Häufig zeichnen sich moderne Web 2.0 Anwendungen dadurch aus, dass mittels AJAX die Eingabeprozesse einfacher und schneller möglich sind. Bisher haben AJAX-Anwendungen bei großen Unternehmen leider noch keine große Relevanz. Das liegt auch häufig daran, dass die Updates der neusten Programme um die o.g. 2 – 3 Jahre verzögert sind.

Durch gute Usability in Kombination mit Top Down Führung und einer entsprechenden Unternehmenskultur wird Enterprise 2.0 möglich

Um die Benutzer in den Unternehmen zu einer intensiven Mitarbeit bei den neuen Web 2.0 Applikationen zu motivieren, ist eine sehr einfache Usability eine grundlegende Voraussetzung.

Auch hier schließt sich wieder ein Kreis: In den Teilen „2. Top Down“ und „3. Unternehmenskultur“, ging es u.a. darum, wie man Web 2.0 Tools im Unternehmen auf Mitarbeiterseite implementiert.

Fazit war schon in diesen beiden Teilen: Ohne die nötige Unterstützung, Offenheit und Akzeptanz bei Management und übrigen Mitarbeitern – kein Enterprise 2.0 !

Nur durch positive User Experience aufgrund guter Usability lässt sich Akzeptanz schaffen!

Dominik Bernauer

Bernd Schmitz

Die Artikel der Serie im Überblick:

1. Einführung
2. Systemverfügbarkeit
3. Top Down
4. Unternehmenskultur
5. Sicherheit
6. Usability
7. Integration
8. Training
9. Koordinierung
10. Externe Beratung
11. Budget

Bild von Henning Mühlinghaus in CC Lizenz

Die Sicherheit von Daten und Geheimnissen in Unternehmen beschäftigen ganze Abteilungen. Grundsätzlich gilt, dass jede Datei zunächst einmal schützenswert ist. Mit der Sicherung und Einhaltung dieser Regeln sind in großen Unternehmen ganze Abteilungen beschäftigt. Zu betrachten sind allerdings auch bestimmte Informationen die eine aktienrechtliche Bedeutung haben, sofern das Unternehmen an der Börse frei gehandelt wird.

• Datenverkehrsregeln für Datenübertragung und Datentransport
• Datenträgerregeln
• IT-Sicherheitsrichtlinien
• Internetnutzungsregeln
• Regeln für den Softwaresystemzugriff von Intranet auf Extranet
• Blackberry-Richtlinien
• PC-Benutzungsregeln, usw.

Die Serie im Überblick

So einfach wie die Sicherheitswelt vor der PC-Zeit war, so kompliziert ist es in den letzten Jahren geworden. Insbesondere seit E-Mail und Internet zu den täglichen Arbeitswerkzeugen der Mitarbeiter geworden sind. Durch die Veränderung der Technik – in Mobiltelefonen sind Kameras eingebaut und an jedem zweiten Schlüsselbund hängt ein USB-Stick – werden die Bedingungen für IT-Sicherheit immer wieder auf den Prüfstand gestellt.

Für Enterprise 2.0 ist eine komplette Überarbeitung nötig.
Die meisten großen Unternehmen haben aber immer noch ganz strikte Sicherheitsanweisungen und die Mitarbeiter müssen diese akzeptieren. Derartige Sicherheitsregeln für Unternehmen sind selbstverständlich Pflicht. Oft stellen komplizierte und bis ins letzte Detail ausformulierte Richtlinien für den einzelnen Mitarbeiter allerdings auch einen Hinderungsgrund bei der Nutzung von Web 2.0 Anwendungen dar. Es fehlen dann der Überblick und das Verständnis dafür, welche Informationen auf welche Art und Weise kommuniziert werden dürfen und welche nicht. Da diese Regeln weiterhin oftmals nicht auf dem neuesten Stand gehalten werden, entstehen Fragen und Zweifel auf Seiten der Mitarbeiter die dann wiederum zu einer „Nicht-Nutzung“ führen. Solche Unklarheiten und die teilweise zu strengen Security-Guidelines sind ein Hemmschuh für Unternehmen auf dem Weg zum Enterprise 2.0.

Es macht nur in wenigen Fällen Sinn, dass jede Unterabteilung per Vorgabe gemeinsame Dateien vor anderen Unterabteilungen geheim hält. Davon ausgenommen sollten natürlich sensible Daten, wie z.B. Personaldaten, sein. Ein gemeinsames Wissensmanagement könnte die Arbeit für alle Beteiligten deutlich erleichtern. Tools, um Kommunikation, Kollaboration und Wissensmanagement zu ermöglichen, stellt z.B. IBM zu Verfügung.
[Wer sich dafür interessiert, was IBM in diesem Bereich noch zu bieten hat, dem lege ich auch die Seite zum Lotus Jam Camp ans Herz.]

Die Anzahl der Stunden die z.B. zur Erstellung von Präsentation eingespart werden könnten, wenn es einen zentralen Zugriff (mit einer Suchfunktion) auf alle anderen Präsentationen der Kollegen gäbe, wäre enorm. Weiterhin dürfte das Interesse von Mitarbeitern groß sein, eigens generierten Content und Arbeitsdateien anderen Kollegen zur Verfügung zu stellen, um im Gegenzug Content finden zu können, der die eigene Arbeit erleichtert. Voraussetzung ist immer eine gewisse technische Einfachheit solcher Anwendungen (s später Teil 5: Usability). Immer wieder kommt es in der täglichen Kommunikation von Konzernen vor, dass eingeschränkte Zugriffsrechte und Passwortsysteme den einfachen, schnellen Datenaustausch unnötig erschweren. Oft geht es dabei nicht einmal um externe Mitarbeiter, sondern um Kollegen in benachbarten Abteilungen oder in “Schwester-”Gesellschaften, die zum eigenen Konzern gehören. Beispielsweise sollten in einem Wiki erfasste Informationen auch unkompliziert von den Mitarbeitern genutzt werden können.

Themen-/Abteilungs- oder Fachweblogs können nur dann erfolgreich sein, wenn die schreibenden Menschen keine Angst zu haben brauchen, gegen eine von den vielen (teils unbekannten) Regeln verstoßen.

Die neue Web 2.0 – Arbeitswelt benötigt für die User klare und einfache Guidelines und Verhaltensregeln, welche die Arbeit und die Benutzung dieser Systeme einfach erklären und an den „gesunden“ Mitarbeiterverstand appellieren.

Unternehmen, die sich für Enterprise 2.0 interessieren, müssen also ihre Sicherheitsregeln, Richtlinien und Vorgaben unter dem Aspekt der neuen Technologien anpassen und ggf. vereinfachen.

[

Nachtrag aus Teil 2: Top Down:

Heute kann man den Mitarbeitern Sicherheit geben und derartige Initiativen erleichtern indem man Social Media Guidelines (oder Policy) erstellt, die genau definieren, was ein Mitarbeiter (v.a. nach außen) in Zusammenhang mit dem eigenen Unternehmen tun und äußern darf und was nicht.

Eine Liste mit Social Media Policies von mehr als 100 Unternehmen weltweit findet sich hier:

http://socialmediagovernance.com/policies.php

Weitere Quellen mit vielen Tipps zu möglichen Guidelines mit vielen weiteren Querverweisen finden sich u.a. hier:

http://training.dw-world.de/ausbildung/blogs/lab/?p=351

http://cluetrainpr.de/index.php/moses-der-leviathan-und-die-social-media-guidelines/

http://www.community-management.de/2009/05/ein-plaedoyer-fuer-social-media-guidelines-in-unternehmen/

]

Dominik Bernauer

Bernd Schmitz

Die Artikel der Serie im Überblick:

1. Einführung
2. Systemverfügbarkeit
3. Top Down
4. Unternehmenskultur
5. Sicherheit
6. Usability
7. Integration
8. Training
9. Koordinierung
10. Externe Beratung
11. Budget

Mit dem isolierten Einsatz von Web 2.0 – Software und webbasierten Tools bei großen Unternehmen, wird nicht das vollständige Potential der Möglichkeiten ausgeschöpft.
Erst wenn sich im Unternehmen die Denkweise und die Kultur der Mitarbeiter entsprechend entwickelt haben bestehen die größtmöglichen Performancemöglichkeiten, um mit Web 2.0 auch einen echten Mehrwert im unternehmerischen Sinn zu erzielen.

Das Ziel lautet: Enterprise 2.0. Und dazu gehört eine starke, neue und moderne Kultur.

Bereits im April 2008 zeigte eine Trend Survey von T-Systems MMS (Chart 11), dass Nutzerfreundlichkeit (s. demnächst Teil 5 dieser Serie: Usability), aktive Unterstützung durch die Geschäftsführung sowie eine offene Unternehmenskultur zu den wichtigsten Schritten auf dem Weg zum Enterprise 2.0 gehören.

Die Mitarbeiter müssen lernen, dass Beispielsweise (berechtigte) Korrekturen in einem Wiki bzw. kollaboratives Arbeiten keinen Angriff auf die jeweils eigene Fachkompetenz oder die Bloßstellung von Unwissen darstellen, sondern das diese Arbeitsmethoden einem höheren, gemeinsamen Ziel – dem Unternehmenserfolg – dienen. In den traditionellen Kollegenkulturen bedeutet Wissen gleich Macht und wer Wissen teilt, könnte möglicherweise Macht verlieren oder riskieren! Die „netten“ Kollegen werden zwar schon mal “aufgeschlaut”, aber die „Besserwisser“ lässt man auch schon mal gerne wissentlich vor eine Mauer laufen.
In Unternehmen, in denen solche rauen Winde wehen, wird keine Web 2.0 Anwendung wirklich helfen, das Wissen transparent darzustellen. Die Mitarbeiter in solchen Unternehmen werden auch 1000 und einen Grund finden, warum sie nicht am Blog, Wiki oder Social Bookmarking – Tool teilnehmen können. Dies widerspricht dem traditionellen Kulturgedanken von Web 2.0. In Unternehmen die ein grundschlechtes Betriebsklima haben, kann der Einsatz von solchen „sozialen“ Systemen nicht Erfolgreich sein!

[Die Messmethoden im Bereich Betriebsklima mögen unterschiedlich sein, vom Puls-Check über qualitative Tiefeninterviews bis hin zur Fluktuationsquote als Indikator.]

Bevor sich der Mensch in einem Unternehmen „mit Liebe und Hingabe“ der Erfüllung seiner Aufgaben widmet, muss er mit Arbeitsplatz und Arbeitgeber zufrieden sein. Darüber hinaus muss er wissen, dass die neuen Web 2.0 Methoden mit Wiki und Co. eine neue, offene und ehrliche Kommunikation voraussetzen. Die Kommunikationskultur muss ernste Kritik vertragen und als eine Bereicherung sowie Chance bei der Verbesserung der Arbeitsmethoden angesehen werden.

Wichtig ist es hier einige Mitarbeiter als „Multiplikatoren“ und „Meinungsführer“ zu identifizieren, damit diese die neue Kultur leben können. Dieser Ansatz geht also Hand in Hand mit der Top-Down-Strategie aus Tipp Nr. 2.

Die Anpassung der Unternehmenskultur stellt eine große Aufgabe dar, die aber eine wichtige Basis auf dem Weg zum Enterprise 2.0 ist.
Grundsätzlich ist dabei etwas zu beachten, dass Prof. Kruse auf Youtube in einem Interview sehr gut zusammengefasst hat:
„Normalerweise wachsen Kulturen. Kulturen werden nicht aktiv gebildet im Sinne einer strategischen Prozedur.“

Will sagen: Ist man der Meinung, die Kultur im Unternehmen eignet sich (noch) nicht zum Enterprise 2.0, bringt es nichts hier „etwas übers Knie zu brechen“.

Mit Offenheit gegenüber den neuen (Anwendungs-)Möglichkeiten lässt sich schon viel erreichen!

Dominik Bernauer

Bernd Schmitz
Die Artikel der Serie im Überblick:

1. Einführung
2. Systemverfügbarkeit
3. Top Down
4. Unternehmenskultur
5. Sicherheit
6. Usability
7. Integration
8. Training
9. Koordinierung
10. Externe Beratung
11. Budget

… ist Pflicht!

Mitarbeiter, v.a. in großen Unternehmen, nehmen Ihre Tätigkeiten oftmals als „sehr bürokratisch“ wahr. Daher wird, bedingt durch aufwendige Strukturen und komplexe Prozesse, mehr Arbeitszeit mit verwaltenden Aufgaben verbracht, als wirklich produktiv zu sein. Beispielsweise muss der Mitarbeiter, der einen Kunden besuchen will und nur 10 Minuten Fahrzeit benötigt, zur vorgelagerten Reisebeantragung und der abschließenden Reisekostenabrechnung mindestens die dreifache Zeit für den „Verwaltungsteil“ kalkulieren.

Die meisten Abteilungen behaupten personell unterbesetzt zu sein. Die komplexen Prozesse und Strukturen lassen kaum Zeit für neue strategische Projekte. Ganz zu schweigen davon bestehende Prozesse zu optimieren und damit auch andere Arbeitsmethoden einzusetzen. Das operative Tagesgeschäft ist meist so dominant, dass die Einführung von Prozessverbesserungen mit viel „Überredungsarbeit“ verbunden ist.

„Never change a running system“ heißt hier oft die Verteidigungsstrategie der betroffenen Mitarbeiter. So werden jedes Jahr zu Weihnachten wieder die Excel Listen zur Grußkartenversandaktion von einzelnen Mitarbeitern der Reihe nach manuell bearbeitet. Mit dem Effekt, dass verschiedene Bearbeitungsversionen der einen Liste entstehen und beim Synchronisieren der Datentabellen immer wieder Fehler auftreten.

Und dieselben Mitarbeiter sollen dann auf „Kommando“ mit neuen, ihnen vollkommen unbekannten, Web 2.0 Applikationen arbeiten? Projektergebnisse in Weblogs erfassen, Beiträge kommentieren, kollaborativ in Wikis ihr Wissen speichern und mit RSS-Feed Aggregatoren umgehen?
Auch wenn den Menschen die Vorteile nach einer Schulung (s. später Kapitel 7: Training) einleuchten, es bedeutet für jeden eine Umstellung alter Gewohnheiten und das Erlernen von neuen Anwendungssystemen. Weitere Schnittstellen und neue Systeme müssen erlernt und genutzt werden. Im normalen Arbeitsumfeld wird täglich mit verschiedenen Systemen gearbeitet: Diverse Datenbanken, SAP, BW-Analyse, Siebel-CRM, diverse Webapplikationen mit unterschiedlichen GUI, oft mehr als zehn unterschiedliche Anwendungssysteme. Da ist das Interesse für weitere Anwendungen natürlich nicht besonders groß.

Aber wie lassen sich weitere Systeme so positionieren, dass die Akzeptanz bei den Mitarbeitern gegeben ist und diese Systeme auch intensiv genutzt werden?
Wie können die Mitarbeiter überzeugt werden es mal zu probieren, um die Vorteile „am eigenen Leib zu erleben“?

Um diese Herausforderung zu meistern ist eine Top-Down Strategie empfehlenswert. Der CIO sowie das Top-Management sollten hier mit gutem Beispiel vorangehen und diese Web 2.0-Systeme intensiv nutzen. Anschließend muss die Welle kaskadenförmig in die unteren Führungsebenen weitergetragen werden. Hierdurch lassen sich „Leuchttürme“ des Erfolgs bilden, die positiv auf die skeptischen Kollegen abstrahlen können.

In größeren Arbeitsgruppen müssen Personen, mit einer Affinität zu „innovativen“ Web 2.0-Tools identifiziert werden um eine Best Practice zu etablieren. Diese sollten als Multiplikatoren gewonnen werden. Wenn diese Menschen durch den Einsatz von Web 2.0 effizienter arbeiten und Vorteile bzw. Mehrwert demonstrieren können, werden sie mit den Skeptikern reden und diese motivieren solche Tools ebenfalls zu testen.
Mit solchen einfachen Maßnahmen ist die Einführung von neuen Webtools in allen Bereichen schleichend möglich.

Als vor 15 Jahren die ersten Büroarbeitsplätze mit Computer und E-Mail-Funktionalität ausgestattet wurden, waren noch viele Kollegen sehr skeptisch und beharrten auf das Telefax, als Medium mit langfristiger Zukunft. Mittlerweile ist das Vergangenheit und keiner kann sich vorstellen wie man früher ohne Computer im Büroumfeld arbeiten konnte. Und wie sieht es morgen aus? Anwendungen wie Etherpad, Zoho oder Google Wave machen Echtzeit Zusammenarbeit möglich und erfordern wieder ein Umdenken!

Viele Unternehmen, vom Start-Up über den Mittelstand bis hin zu Weltkonzernen, nutzen heute interne Wikis oder Corporate Blogs, die einst auf Initiative einzelner Mitarbeiter als sog. U-Boot Projekte gestartet sind. Es würde sie schlichtweg nicht geben, wenn nicht einzelne den Mut gehabt hätte die Dinge anzupacken. Und vermutlich würde es sie auch nicht geben, wenn nicht der ein oder andere Vorgesetzte auch mal ein Auge zugedrückt oder optimalerweise selbst mit angepackt hätte.

Heute kann man den Mitarbeitern Sicherheit geben und derartige Initiativen erleichtern indem man Social Media Guidelines (oder Policies) erstellt, die genau definieren, was ein Mitarbeiter (v.a. nach außen) in Zusammenhang mit dem eigenen Unternehmen tun und äußern darf und was nicht.

Trotzdem muss diese Sicherheit durch das Mittlere- und Top-Management unterstützt werden. Erst wenn die Akzeptanz von Web 2.0 im Unternehmen durch Vorbilder gefestigt wird, kann nach und nach auch ein Anpassungsprozess der Unternehmenskultur stattfinden. (s. demnächst Tipp Nr. 3: Unternehmenskultur)

Eine Liste mit Social Media Policies von mehr als 100 Unternehmen weltweit findet sich hier:

http://socialmediagovernance.com/policies.php

Weitere Quelle mit vielen Tipps zu möglichen Guidelines mit vielen weiteren Querverweisen finden sich u.a. hier:

http://training.dw-world.de/ausbildung/blogs/lab/?p=351

http://cluetrainpr.de/index.php/moses-der-leviathan-und-die-social-media-guidelines/

http://www.community-management.de/2009/05/ein-plaedoyer-fuer-social-media-guidelines-in-unternehmen/

Dominik Bernauer

Bernd Schmitz

Eine Verwendung von Web 2.0 Anwendungen in der täglichen Arbeit in großen Unternehmen setzt voraus, dass solche Systeme für alle Mitarbeiter verfügbar sind. Sinnvollerweise sollten diese im bzw. über das Intranet nutzbar sein. Sind einzelne Systeme im Extranet (=WWW) (meist eher die Ausnahme), so spielen die Einstellungen der Firewall und des Proxyservers eine relevante Rolle, damit alle Funktionen der Anwendungen auch nutzbar sind.

Ein Bestandteil von Enterprise 2.0 sind soziale Netzwerke. Damit können Mitarbeiter sich mit einem persönlichen Profil vorstellen, mit anderen Mitarbeitern (Kontakten) vernetzen und in Gruppen „organisieren“. Um eine gute Akzeptanz unter den Nutzern zu bewirken sollten auch privat-soziale Aspekte in der Datenprofilierung möglich sein.
Beispielsweise kann die Angabe von einem Hobby auch ein Ansatzpunkt für eine Diskussion mit Kollegen sein. Das sich Mitarbeiter auch schon Heute während Ihrer Arbeitszeit über private Themen unterhalten ist logisch und bekannt. So lange aber die Arbeitsziele erreicht werden, ist die „private“ Kommunikation eine Form der Höflichkeit und unterstützt das gute (Kommunikations-) Klima.

Ein weiteres Ziel  solcher Netzwerke ist die einfache Erfassung von Zuständigkeiten und Inhalten. Ein gutes Beispiel für ein umfangreiches Profil bieten Xing oder LinkedIn.

Aber Vorsicht: Ein Profil wie Xing oder LinkedIn es bieten, ist meist nicht das, was Unternehmensintern zum gewünschten Erfolg führt.

[ Siehe hierzu den Post von Frank Wolf auf www.besser20.de : "Soziale Netzwerke im Unternehmen: Warum XING das falsche Vorbild ist“ ! ]
Die Liste der möglichen weiteren Anwendungen ist lang. Jede von ihnen hat bestimmte Vor- und Nachteile und muss an das Unternehmen, dessen Größe und Branche angepasst werden:

• Forum
• Wiki
• Weblog
• Mikroblogging (z.B. Twitter)
• Social Bookmarking
• Tagging
• Social Networking
• Virtuelle Welten (z.B. Second Life)
• Geopositioning
• Slidesharing
• Podcasting / Videocasting
• Videostreaming
• virtuelle Konferenzen
• RSS-Feed
• Mashups
• …

Und wenn man folgende Grafik von Fred Cavazza betrachtet wird klar, dass die Auswahl von (sinnvollen) Tools durchaus komplex ist. Sie ist nicht im „vorbeigehen“ möglich, sondern erfordert und setzt voraus, dass da jemand im Unternehmen ist, der sich mit der Materie Web 2.0 auskennt und regelmäßig aktiv beschäftigt.

Social Media Landscape von Fred Cavazza

Je nach Unternehmen sollten solche Systeme bereit stehen. Da es für die meisten dieser Anwendungen Open Source Produkte gibt, ist hier nicht zwangsläufig mit hohen Investitionskosten zu rechnen.
Nennenswert sind bei den Kosten eher der (Applikations-) Service sowie das –Hosting. Bei der Dimensionierung können die (meist skalierbaren) Systeme in einer „schmalen“ Startkonfiguration installiert werden. Wichtig ist aber, dass die Systeme vor dem eigentlichen Start / Rollout vollständig nutzbar sind!

Dominik Bernauer

Bernd Schmitz