Dies ist Tipp Nr. 3 von 10 für Unternehmen auf dem Weg zu Enterprise 2.0

Die Mitarbeiter in großen Unternehmen nehmen Ihre Tätigkeiten oftmals als „sehr bürokratisch“ wahr. Oftmals wird, bedingt durch aufwendige Strukturen und komplexen Prozesse, mehr Arbeitszeit mit verwaltenden Aufgaben verbracht, als wirklich Produktiv zu sein. Beispielsweise muss der Mitarbeiter der einen Kunden besuchen will und nur 10 Minuten Fahrzeit benötigt, zur vorgelagerten Reisebeantragung und der abschließenden Reisekostenabrechnung mindestens die dreifache Zeit für den „Verwaltungsteil“ kalkulieren.

Die meisten Abteilungen behaupten personell unterbesetzt zu sein. Die komplexen Prozesse und Strukturen lassen kaum Zeit für neue strategische Projekte. Ganz zu schweigen davon bestehende Prozesse zu optimieren und damit auch andere Arbeitsmethoden ein zusetzten. Die operative „Tagesarbeit“ ist meist so dominant, dass die Einführung von Prozessverbesserungen mit viel „Überredungsarbeit“ verbunden ist. „Never change a running system“ heißt hier oft die Verteidigungstrategie der betroffenen Mitarbeiter. So werden jedes Jahr zu Weihnachten wieder die Excellisten zur Grußkartenversandaktion von einzelnen Mitarbeitern der Reihe nach manuell bearbeitet. Mit dem Aspekt, dass verschiedene Bearbeitungsversionen der einer Liste entstehen und beim Synchronisieren der Datentabellen immer wieder Fehler auftreten.
Aber so wurde schon immer gearbeitet.

Und dieselben Mitarbeiter sollen dann auf „Kommando“ mit neuen, ihnen vollkommen unbekannten, Web 2.0 Applikationen arbeiten? Projektergebnisse in Weblogs erfassen, Beiträge kommentieren, kollaborativ in Wikis ihr Wissen speichern und mit RSS-Feed Aggregatoren umgehen? Auch wenn den Menschen die Vorteile nach einer Schulung einleuchten, es bedeutet für jeden eine Umstellung alter Gewohnheiten und das Erlernen von neuen Anwendungssystemen. Weitere Schnittstellen und neue Systeme müssen gelernt und genutzt werden. Im normalen Arbeitsumfeld wird täglich mit verschiedenen Systemen gearbeitet: Diverse Datenbanken, SAP, BW-Analyse, Siebel-CRM, diverse Webapplikationen mit unterschiedlichen GUI, oft mehr als zehn unterschiedliche Anwendungssysteme. Da ist das Interesse für weitere Anwendungen natürlich nicht besonders groß.

Aber wie lassen sich weitere Systeme so positionieren das die Akzeptanz bei den Mitarbeitern gegeben ist und diese Systeme auch intensiv genutzt werden? Wie können die Mitarbeiter überzeugt werden es mal zu probieren um die Vorteile „am eigenen Laib zu erleben“.
Als Erste Maßnahme ist eine Top-Down Strategie zu empfehlen. Der CIO und das Top-Management muss diese Web 2.0-Systeme intensiv nutzen und mit gutem Beispiel vorangehen. Anschließend muss die Welle kaskadenförmig in die unteren Führungsebenen weitergetragen werden.
Dadurch lassen sich „Leuchttürme“ des Erfolgs bilden, die positiv auf die „skeptischen“ Kollegen abstrahlen können.
In größeren Arbeitsgruppen müssen Personen, mit einer Affinität zu „innovativen“ Web 2.0-Tools identifiziert werden. Diese sollten als Multiplikatoren gewonnen werden. Wenn diese Menschen durch den Einsatz von Web 2.0 effizienter Arbeiten und Vorteile beweisen können, werden sie mit den Skeptikern reden und diese Motivieren solche Tools auch zu testen.
Mit solchen einfachen Maßnahmen ist die Einführung von neuen Webtools in alles Bereichen schleichend möglich. Als vor 15 Jahren die ersten Büroarbeitsplätze mit Computer und E-Mails-Funktionalität ausgestattet wurden, waren noch einige Kollegen sehr skeptisch und beharrten auf das Telefax, als Medium mit langfristiger Zukunft. Mittlerweile ist das Vergangenheit und keiner kann sich vorstellen wie man früher ohne Computer im Büroumfeld arbeiten konnte.

Diese Maßnahmen sind die Grundvoraussetzungen um erfolgreich ein Unternehmen in Richtung Enterprise 2.0 entwickeln zu können.

In dieser Serie sind erschienen:
1. Systemverfügbarkeit
2. Security
3. Top Down
4. Usability
5. Unternehmenskultur
6. Training
7. Koordinierung
8. Consulting
9. Budget
10. Integration