… ist Pflicht!
Mitarbeiter, v.a. in großen Unternehmen, nehmen Ihre Tätigkeiten oftmals als „sehr bürokratisch“ wahr. Daher wird, bedingt durch aufwendige Strukturen und komplexe Prozesse, mehr Arbeitszeit mit verwaltenden Aufgaben verbracht, als wirklich produktiv zu sein. Beispielsweise muss der Mitarbeiter, der einen Kunden besuchen will und nur 10 Minuten Fahrzeit benötigt, zur vorgelagerten Reisebeantragung und der abschließenden Reisekostenabrechnung mindestens die dreifache Zeit für den „Verwaltungsteil“ kalkulieren.
Die meisten Abteilungen behaupten personell unterbesetzt zu sein. Die komplexen Prozesse und Strukturen lassen kaum Zeit für neue strategische Projekte. Ganz zu schweigen davon bestehende Prozesse zu optimieren und damit auch andere Arbeitsmethoden einzusetzen. Das operative Tagesgeschäft ist meist so dominant, dass die Einführung von Prozessverbesserungen mit viel „Überredungsarbeit“ verbunden ist.
„Never change a running system“ heißt hier oft die Verteidigungsstrategie der betroffenen Mitarbeiter. So werden jedes Jahr zu Weihnachten wieder die Excel Listen zur Grußkartenversandaktion von einzelnen Mitarbeitern der Reihe nach manuell bearbeitet. Mit dem Effekt, dass verschiedene Bearbeitungsversionen der einen Liste entstehen und beim Synchronisieren der Datentabellen immer wieder Fehler auftreten.
Und dieselben Mitarbeiter sollen dann auf „Kommando“ mit neuen, ihnen vollkommen unbekannten, Web 2.0 Applikationen arbeiten? Projektergebnisse in Weblogs erfassen, Beiträge kommentieren, kollaborativ in Wikis ihr Wissen speichern und mit RSS-Feed Aggregatoren umgehen?
Auch wenn den Menschen die Vorteile nach einer Schulung (s. später Kapitel 7: Training) einleuchten, es bedeutet für jeden eine Umstellung alter Gewohnheiten und das Erlernen von neuen Anwendungssystemen. Weitere Schnittstellen und neue Systeme müssen erlernt und genutzt werden. Im normalen Arbeitsumfeld wird täglich mit verschiedenen Systemen gearbeitet: Diverse Datenbanken, SAP, BW-Analyse, Siebel-CRM, diverse Webapplikationen mit unterschiedlichen GUI, oft mehr als zehn unterschiedliche Anwendungssysteme. Da ist das Interesse für weitere Anwendungen natürlich nicht besonders groß.
Aber wie lassen sich weitere Systeme so positionieren, dass die Akzeptanz bei den Mitarbeitern gegeben ist und diese Systeme auch intensiv genutzt werden?
Wie können die Mitarbeiter überzeugt werden es mal zu probieren, um die Vorteile „am eigenen Leib zu erleben“?
Um diese Herausforderung zu meistern ist eine Top-Down Strategie empfehlenswert. Der CIO sowie das Top-Management sollten hier mit gutem Beispiel vorangehen und diese Web 2.0-Systeme intensiv nutzen. Anschließend muss die Welle kaskadenförmig in die unteren Führungsebenen weitergetragen werden. Hierdurch lassen sich „Leuchttürme“ des Erfolgs bilden, die positiv auf die skeptischen Kollegen abstrahlen können.
In größeren Arbeitsgruppen müssen Personen, mit einer Affinität zu „innovativen“ Web 2.0-Tools identifiziert werden um eine Best Practice zu etablieren. Diese sollten als Multiplikatoren gewonnen werden. Wenn diese Menschen durch den Einsatz von Web 2.0 effizienter arbeiten und Vorteile bzw. Mehrwert demonstrieren können, werden sie mit den Skeptikern reden und diese motivieren solche Tools ebenfalls zu testen.
Mit solchen einfachen Maßnahmen ist die Einführung von neuen Webtools in allen Bereichen schleichend möglich.
Als vor 15 Jahren die ersten Büroarbeitsplätze mit Computer und E-Mail-Funktionalität ausgestattet wurden, waren noch viele Kollegen sehr skeptisch und beharrten auf das Telefax, als Medium mit langfristiger Zukunft. Mittlerweile ist das Vergangenheit und keiner kann sich vorstellen wie man früher ohne Computer im Büroumfeld arbeiten konnte. Und wie sieht es morgen aus? Anwendungen wie Etherpad, Zoho oder Google Wave machen Echtzeit Zusammenarbeit möglich und erfordern wieder ein Umdenken!
Viele Unternehmen, vom Start-Up über den Mittelstand bis hin zu Weltkonzernen, nutzen heute interne Wikis oder Corporate Blogs, die einst auf Initiative einzelner Mitarbeiter als sog. U-Boot Projekte gestartet sind. Es würde sie schlichtweg nicht geben, wenn nicht einzelne den Mut gehabt hätte die Dinge anzupacken. Und vermutlich würde es sie auch nicht geben, wenn nicht der ein oder andere Vorgesetzte auch mal ein Auge zugedrückt oder optimalerweise selbst mit angepackt hätte.
Heute kann man den Mitarbeitern Sicherheit geben und derartige Initiativen erleichtern indem man Social Media Guidelines (oder Policies) erstellt, die genau definieren, was ein Mitarbeiter (v.a. nach außen) in Zusammenhang mit dem eigenen Unternehmen tun und äußern darf und was nicht.
Trotzdem muss diese Sicherheit durch das Mittlere- und Top-Management unterstützt werden. Erst wenn die Akzeptanz von Web 2.0 im Unternehmen durch Vorbilder gefestigt wird, kann nach und nach auch ein Anpassungsprozess der Unternehmenskultur stattfinden. (s. demnächst Tipp Nr. 3: Unternehmenskultur)
Eine Liste mit Social Media Policies von mehr als 100 Unternehmen weltweit findet sich hier:
http://socialmediagovernance.com/policies.php
Weitere Quelle mit vielen Tipps zu möglichen Guidelines mit vielen weiteren Querverweisen finden sich u.a. hier:
http://training.dw-world.de/ausbildung/blogs/lab/?p=351
http://cluetrainpr.de/index.php/moses-der-leviathan-und-die-social-media-guidelines/
http://www.community-management.de/2009/05/ein-plaedoyer-fuer-social-media-guidelines-in-unternehmen/
Dominik Bernauer
Bernd Schmitz
